Gesetzliche Anforderungen zur E-Mail-Archivierung

Gesetzliche Anforderungen zur E-Mail-Archivierung: Was Sie jetzt wissen müssen

In der heutigen Geschäftswelt spielen E-Mails eine zentrale Rolle. Ob Angebote, Verträge oder wichtige Absprachen – nahezu alles wird per E-Mail abgewickelt. Doch was viele Entscheidungsträger in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) oft nicht wissen: E-Mails unterliegen strengen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch den Verlust wichtiger Unternehmensdaten.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche gesetzlichen Anforderungen es zur E-Mail-Archivierung gibt und wie Sie Ihr Unternehmen rechtskonform aufstellen können.

Warum ist E-Mail-Archivierung für KMUs wichtig?

Die rechtlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung sind komplex und variieren je nach Branche und Unternehmensgröße. Für KMUs ist es daher besonders wichtig, sich mit den geltenden Vorschriften vertraut zu machen. Ohne eine ordnungsgemäße Archivierung können Unternehmen schnell in Schwierigkeiten geraten. Dies betrifft nicht nur die Gefahr von Bußgeldern, sondern auch das Risiko, bei Prüfungen durch Finanzbehörden oder Gerichtsverfahren entscheidende Dokumente nicht vorlegen zu können.

Kurz gesagt: Eine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements und der IT-Sicherheit Ihres Unternehmens.

Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen im Detail

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die zentralen gesetzlichen Anforderungen, die bei der E-Mail-Archivierung beachtet werden müssen.

1. Die Anforderungen zur E-Mail-Archivierung nach der GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legt fest, wie digitale Geschäftsunterlagen, einschließlich E-Mails, aufzubewahren sind.

Die Anforderungen umfassen:

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Jede archivierte E-Mail muss so gespeichert werden, dass sie jederzeit unverändert wiedergegeben werden kann.
• Unveränderbarkeit: E-Mails dürfen nach der Archivierung nicht mehr verändert werden.
• Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit: Die Archivierung muss so organisiert sein, dass die Dokumente bei Bedarf sofort verfügbar sind und in angemessener Zeit geprüft werden können.

2. Die E-Mail-Archivierungs-Anforderungen nach HGB und AO

Das HGB (Handelsgesetzbuch) und die AO (Abgabenordnung) legen fest, welche Dokumente ein Unternehmen wie lange aufbewahren muss:

• Aufbewahrungsfristen: Handels- und Geschäftsbriefe, zu denen auch E-Mails gehören, müssen mindestens 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Für buchungsrelevante Unterlagen beträgt die Frist 10 Jahre.
• Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung: Unternehmen, die diese Fristen nicht einhalten, können mit Geldbußen und im schlimmsten Fall mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

3. Die Archivierungs-Anforderungen für E-Mails nach Basel II

Besonders für Unternehmen im Finanzsektor relevant:

• Risikobewertung: Die E-Mail-Archivierung spielt eine Rolle bei der Dokumentation der Risikobewertung, die nach Basel II erforderlich ist.
• Dokumentationspflichten: Auch hier gelten strenge Anforderungen an die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der archivierten Daten.

4. Die Anforderungen zur Daten-Archivierung nach der BSI TR 03125

Diese Richtlinie BSI TR 03125 (technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) definiert die technischen Anforderungen an die Sicherheit und Integrität archivierter Daten:

• IT-Sicherheit: Die Archivierungssysteme müssen gegen Manipulationen geschützt und die Daten sicher gespeichert sein.
• Integrität: Es muss sichergestellt werden, dass archivierte E-Mails unverändert und vollständig bleiben.

Wie können KMUs die gesetzlichen Anforderungen effizient erfüllen?

Die Umsetzung dieser vielfältigen gesetzlichen Anforderungen kann für KMUs eine Herausforderung darstellen, da weder die Zeit noch Ressourcen zur selbstständigen Erfüllung dieser Anforderungen vorliegen.

Um Sie zu entlasten, kümmert sich unser Team bei ERGOTEC it-management gerne darum, Ihre E-Mail-Archivierung revisionssicher aufzustellen.

Vorteile unserer Lösung:

• Automatisierung: Alle relevanten E-Mails werden automatisch archiviert, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
• Sicherheit: Die Lösung erfüllt höchste Sicherheitsstandards und gewährleistet die Integrität der archivierten Daten.
• Rechtskonformität: Mit unserer Lösung erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen – von der GoBD bis hin zur BSI TR 03125.
• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Fazit: E-Mail-Archivierung ist Pflicht-Programm für Ihre Unternehmenssicherheit

Die E-Mail-Archivierung ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenssicherheit und des Risikomanagements. Mit der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen, sondern optimieren auch Ihre internen Prozesse und stärken Ihre IT-Infrastruktur.

Zusätzliche Vorteile der E-Mail-Archivierung:

• Effiziente Suchfunktionen: Das E-Mail-Archiv ermöglicht eine schnelle und komfortable Suche nach alten E-Mails und den Inhalten von Anhängen. Selbst wenn bestimmte Mails nicht mehr im aktuellen Postfach vorhanden sind, können sie im Archiv leicht wiedergefunden werden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz im Arbeitsalltag.
• Verbessertes Informationsmanagement: Durch die zentrale Archivierung und die leistungsstarke Suchfunktion wird das E-Mail-Archiv zu einem wesentlichen Tool für das Informationsmanagement. Es unterstützt Sie dabei, relevante Informationen schneller zu finden und zu nutzen, was die Entscheidungsfindung und die Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens verbessert.

Sichern Sie sich jetzt den rechtlichen und operativen Schutz, den Ihr Unternehmen benötigt. Wir beraten Sie gerne unverbindlich und kostenfrei, wie wir gemeinsam sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Archivierung nicht nur rechtskonform, sondern auch ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen ist.